Quy định về hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất của Bộ Tài Chính

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa cho đến các tập đoàn lớn. Dưới đây là những nhóm quy định về sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định về hóa đơn điện tử

I. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin, dữ liệu về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Chính phủ, Bộ Tài Chính, Tổng cục thuế đã ban hành những thông tư, nghị định cụ thể về hóa đơn điện tử.

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản. Đầu tiên là doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Sau đó sẽ tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình sau.

Khi bắt đầu sử dụng các DN-TCKT phải thực hiện theo quy trình sau:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn tại Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nẵm rõ những thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 về những trường hợp hủy hóa đơn và trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.

- Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn. Ký số, ký điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

- Cấp mã hóa đơn. Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.

- Gửi hóa đơn cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn theo sự thỏa thuận giữa người mua và bán.

Quyết định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các Doanh nghiệp vẫn có thời gian rộng rãi để sử dụng hết hóa đơn giấy đến 01/11/2020. Những công ty được sáng lập từ 01/11/2018 thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy như truyền thống.

Quý khách hàng có thể xem thêm các thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử tại đây.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

1.1 Thông tư 32 hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011 quy định về việc triển khai chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Xem chi tiết thông tư 32

1.2 Nghị định 119 hóa đơn điện tử

Nghị định 119 quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan thuế các cấp và cơ quan thuế, tổ chức liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Xem chi tiết nghị định 119

1.3 Thông tư 68 hướng dẫn nghị định 119 về hóa đơn điện tử

Thông tư 68 Nghị định 119 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2019/NĐ-CP về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Tóm tắt " Từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68 này

Xem chi tiết thông tư 68

II. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng đúng các quy định theo thông tư 32/2011/TT-BTC, điều 4, khoản 2 bao gồm:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Mẫu hóa đơn điện tử

III. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử

Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót:

Hóa đơn điện tử sai tên công ty thì phải làm sao?

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót”.

Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử 2019

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên công ty

Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn điện tử có sai sót và đã gửi cho người mua, đã giao hàng/ cung ứng dịch vụ, đã kê khai thuế thì không được hủy hóa đơn mà phải điều chỉnh sai sót nhu sau:

•             Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.

•             Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...

•             Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

•             Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

•             Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).

Lưu ý: Nếu bên người mua không phải doanh nghiệp thì sẽ không có chữ ký số của bên mua, nên việc yêu cầu phải có đủ chữ ký điện tử hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì thế, cả 2 bên nên sử dụng văn bản thỏa thuận là văn bản giấy và cùng ký chữ ký trực tiếp vào đó.

Khi cần điều chỉnh hóa đơn điện tử, trên hóa đơn đó phải ghi rõ những nội dung điều chỉnh như tên dịch vụ, giá trị hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, lý do điều chỉnh. Sau đó, mỗi bên giữ một bản để phục vụ công tác khai báo thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Ngày ghi trên biên bản điều chỉnh và ngày trên hóa đơn phải giống nhau.

Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh. Trong trường hợp hóa đơn bị sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn (vì hóa đơn đã được kế toán kê khai)

 

Hóa đơn điện tử được tạo lập, sử dụng và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

IV. Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định như sau: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử tải tại đây

Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:

•             Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên

•             Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận

•             Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

Cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau:

Các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai. Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”, chọn “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).

Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn

•             Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.

•             Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.

•             Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận.

•             Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xóa:

•             Nhấn vào biểu tượng

•             Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

•             Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.

Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:

•             Nhấn Gửi thông báo cho KH.

•             Tên người nhận và Email:

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”

•             Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ

•             Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:

•             Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn

•             Phân hệ Kho\tab Chuyển kho

•             Phân hệ Hóa đơn điện tử

•             Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.

V. Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử

Trong quá trình tạo và ký hóa đơn điện tử, có rất nhiều khách hàng hỏi quy định về ngày ký hóa đơn điện tử có ghi lùi ngày hóa đơn điện tử được không ? "

Thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16 quy định rõ về ngày ký hóa đơn điện tử như sau:

Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử

•             Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

•             Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

•             Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

•             Theo Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hành vi lùi ngày xuất hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt hành chính.

Như vậy để tra lời cho câu hỏi: Có ghi lùi ngày trên hóa đơn điện tử được không?

Trả lời: Ghi lùi ngày hóa đơn điện tử bị xử phát thế nào?

•             Phát tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi:

- Lập hóa đơn không đúng thời điểm: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty A giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2018 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty A), nhưng đến tận ngày 03/3/2018 Công ty A mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn với thời gian như trên là không đúng nhưng Công ty A đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2018 nên Công ty A bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

•             Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi ghi ngày trên hóa đơn điện tử đã lập trước ngày mua hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

- Lập hóa đơn nhưng không giao cho bên mua (Trừ trường hợp bên mua ghi rõ không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn đã được lập theo bản kê)

- Không lập bảng kê, không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định

- Lập sai hóa đơn theo quy định về hóa đơn bán hóa hóa/ dịch vụ và đã giao cho người ua hoặc đã khai thuế.

VI. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử

Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 68 nghị định 119 được BTC ban hành và triển khai đến 1/11/2010 sẽ được áp dụng hàng loạt và trong quá trình sử dụng có rất nhiều khách hàng chưa biết cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong những trường hợp bên Mua cần giấy tớ xác mình việc mua hàng hóa và dịch vụ để thanh toán cho bên Bán.

Quy định về chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử TTT

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy TTT

Tân Thành Thịnh xin được giới thiệu đến quý khách hàng thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh cung cấp như sau:

Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

Bước 1: Quý khách hàng Login vào hệ thống phát hành hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh: Thông tin đăng nhập và mật khẩu sẽ được bên đơn vị Tân Thành Thịnh cung cấp. Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, trước tiên quý khách hàng cần tạo hóa đơn điện tử trước

Quý khách hàng xem ngay cách tạo hóa đơn điện tử trên hệ thống TTT cung cấp

Lưu ý:Thông tin này quý khách hàng có thể thay đổi mật khẩu để quản lý sau khi được cung cấp.

Phần mềm quản lý hệ thống hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào hệ thống quý khách hàng chọn QUẢN LÝ HÓA ĐƠN - > DANH SÁCH HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI -> TÌM KIẾM HÓA ĐƠN CẦN CHUYỂN ĐỔI

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

-    Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”

-    Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối

-    Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy

-    Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

-    Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua.

HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SANG HÓA ĐƠN GIẤY

Các bước chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Lưu ý: Sau khi chuyển đổi in ra đóng dấu và ký như hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa, dịch vụ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xử hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán.

Điệu kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử ( hóa đơn gốc), có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký , họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn so với hóa đơn điện tử gốc, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi: Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin như sau: dòng chữ  phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc( ghi rõ” hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”), họ và tên , chữ ký của người đại diện và thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi mấy lần: Theo điều 10 Nghị định 119/2018, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử . Và hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ theo dõi theo quy định của pháp luật. Chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

Đội ngũ nhân viên Công ty Giải Pháp Hóa Đơn Tân Thành Thịnh

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

 

VII. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài Chính đối với bên cung cấp và khách hàng sử dụng hóa đơn như sau:

7.1 Đối với bên phát hành hóa đơn điện tử:

Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc): Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm).

7.2 Đối với bên Mua hóa đơn điện tử:

Khi khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm bên nhà cung cấp và yêu cầu đơn vị bán cung cấp hóa đơn điện tử qua email, hộp thư, thiết bị lưu trữ USB, ổ cứng ….

Khách hàng có thể lưu trữ tệp tin trên máy tính, ổ cứng, USB..để tiện cho quá trình khai báo thuê cho doanh nghiệp.

VIII. Quy định về xuất hóa đơn kèm bảng kê

Theo thông tư 68 nghị định 119 mới nhất 2019, từ 1/11/2020 các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Có rất nhiều doanh còn băn khoăn về các thủ tục, quy định về hóa đơn điện tử. Như có rất nhiều doanh nghiệp hỏi ” Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?

Quy định về xuất hóa đơn kèm bảng kê

Căn cứ vào khoản 1,2 Điều 19 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 của chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hướng dẫn lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức như sau:

8.1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Dòng nghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ”tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ”tiếp số trước”.

Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.

Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

8.2 Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

8.2.1  Nội dung ghi trên hóa đơn.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

8.2.2  Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

  • Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
  • Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
  • Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai.
  • Trách nhiệm của người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

Như vậy, trên là những quy định về hóa đơn giấy và hóa đơn tự đặt in. Còn khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 68 mới nhất về hóa đơn điện tử.

Để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?

Trường hợp 1: Người bán chỉ xuất hóa đơn kèm bảng kê khi số lượng vượt quá số dòng của một hóa đơn. Quy định này có ý nghĩa khi dùng hóa đơn giấy, số lượng dòng bị giới hạn. Còn khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn, vì vậy không thể áp dụng quy định về xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê.

Căn cứ vào công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa công ty xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, thì công ty phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy câp, sử dựng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử, không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tượng tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm .

Trường hợp 2: Nếu bên bán xuất hóa đơn sai( ghi xuất hàng theo bảng kê) có thể bị phạt tiền từ 200.000 đến 1.000.0000 đồng do không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Và Nếu bên mua nhận các hóa đơn này cũng có thể bị loại khỏi chi phí do hóa đơn không hợp lệ theo quy định về hóa đơn chứng từ.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

IV. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau không?

Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đồng thời sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau ngoài hóa đơn điện tử như hóa đơn tự in, đặt in nhưng phải thực hiện thông báo phát hành cho từng loại hóa đơn theo quy định, mỗi lần bán hàng chỉ sử dụng 1 hình thức hóa đơn.

Hóa đơn điện tử đã có đủ thông tin về giao dịch mua bán, cung ứng và quản lý bằng phương tiện điện tử nên không cần cần phải lập kèm bảng kê.

X. Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử không phải đơn vị kế toán thì thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử cần phải có ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn, chữ ký điện tử của người mua và người bán. Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính:

Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.

X1. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin hỗ trợ ở đâu?

Mặc dù cách thức, các bước sử dụng hóa đơn điện tử không quá phức tạp nhưng một số doanh nghiệp vẫn còn gặp không ít bỡ ngỡ trong quá trình thực hiện. Chính vì thế, việc hợp tác với các đơn vị chuyên cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Với hơn 15 năm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử, CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH THỊNH đã hỗ trợ nhiều khách hàng khởi tạo, sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử thành công, đảm bảo việc kinh doanh.

Phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu Bộ Tài Chính, đúng quy định Tổng Cục Thuế, giải quyết bài toán về hóa đơn điện tử nhanh chóng. Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm thực tế, tận tình tư vấn, giải đáp thắc mắc doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ

CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH THỊNH

340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh

028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888

lienhe@tanthanhthinh.com www.tanthanhthinh.com



Bài viết xem thêm

  • Tư vấn thành lập công ty
  • Dịch vụ kế toán
  • Hóa đơn điện tử
  • banner-tuyen-dung

Dịch vụ Tân Thành Thịnh

Với bề dày hoạt động hơn 15 năm cùng phương châm “Dịch vụ nhanh gọn - Tiết kiệm thời gian”. Tân Thành Thịnh luôn tiến về phía trước và khẳng định sứ mệnh phục vụ, góp phần mang lại sự phát triển vững mạnh của quý doanh nghiệp.

Khách hàng nổi bật

Tân Thành Thịnh luôn tin rằng Sự hợp tác của khách hàng và có khách hàng là điều rất tuyệt vời. Bởi những điều đó giúp tạo nên một thương hiệu Tân Thành Thịnh uy tín và chất lượng.

Cập nhật thông tin tài chính kế toán mỗi ngày cùng Tân Thành Thịnh


Hotline tư vấn & hỗ trợ