Quy định về cách sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 68 mới 2019

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa cho đến các tập đoàn lớn. Dưới đây là những nhóm quy định quan trọng về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin, dữ liệu về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Chính phủ, Bộ Tài Chính, Tổng cục thuế đã ban hành những thông tư, nghị định cụ thể về hóa đơn điện tử.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

1.1 Thông tư 32 hóa đơn điện tử

Xem chi tiết thông tư 32

1.2 Nghị định 119 hóa đơn điện tử

Xem chi tiết nghị định 119

1.3 Thông tư 68 hướng dẫn nghị định 119 về hóa đơn điện tử

Xem chi tiết thông tư 68

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng đúng các quy định theo thông tư 32/2011/TT-BTC, điều 4, khoản 2 bao gồm:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Mẫu hóa đơn điện tử

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

3.1 Cách đăng ký hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ theo hướng dẫn về thủ tục đăng ký để hóa đơn đúng theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị: Hợp đồng hóa đơn điện tử, bản kê khai thông tin và chi phí đăng ký hóa đơn điện tử. Sau đó, bạn điền/ cập nhật các thông tin như mật khẩu, email, giấy phép kinh doanh,… Tại đơn vị cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử sẽ có đầy đủ giấy tờ như hóa đơn chờ, mẫu hợp đồng, ghi chú, chiết khấu,…

Xem ngay thủ tục cách đăng ký hóa đơn điện tử 2019

3.2 Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với những đơn vị vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy cần hủy hóa đơn giấy còn tồn vào thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa phải gửi hóa đơn điện tử theo đúng quy định cho bên mua. PHương thức gửi được thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy chỉ có tác dụng là ghi sổ, theo dõi theo quy định chứ không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

Tùy theo khả năng ứng dụng công nghệ, đặc thù hoạt động mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân được chọn lựa, áp dụng cách bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp, nhưng vẫn cần lưu trữ đủ, đủ thời hạn theo pháp luật.

Xem ngay cách hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh

Hóa đơn điện tử được tạo lập, sử dụng và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

3.3 Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau không?

Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đồng thời sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau ngoài hóa đơn điện tử như hóa đơn tự in, đặt in nhưng phải thực hiện thông báo phát hành cho từng loại hóa đơn theo quy định, mỗi lần bán hàng chỉ sử dụng 1 hình thức hóa đơn.

Hóa đơn điện tử đã có đủ thông tin về giao dịch mua bán, cung ứng và quản lý bằng phương tiện điện tử nên không cần cần phải lập kèm bảng kê.

3.4 Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử không phải đơn vị kế toán thì thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử cần phải có ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn, chữ ký điện tử của người mua và người bán. Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính: Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.  Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.

4. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Tổng quát các bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định trong Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017TT-BTC quy định: sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

5. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Lưu ý:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
  • Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
  • Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số (Token)

Cách Làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử “XML” trên HTKK:

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

Vậy là bạn đã có file “ XML” Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file “XML”

– Sử dụng trình duyệt Internet Explorer Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý : Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.



– Sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải scan thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn (Chú ý 3 file này phải có định dạng word )

Quá trình nộp 3 file word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai. gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Tiếp đó các bạn chọn File Word  đã tạo đính kèm . Sau đó Ký nộp là xong nhé.

Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

6. Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

7. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin hỗ trợ ở đâu?

Mặc dù cách thức, các bước sử dụng hóa đơn điện tử không quá phức tạp nhưng một số doanh nghiệp vẫn còn gặp không ít bỡ ngỡ trong quá trình thực hiện. Chính vì thế, việc hợp tác với các đơn vị chuyên cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Với hơn 15 năm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử, CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH THỊNH đã hỗ trợ nhiều khách hàng khởi tạo, sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử thành công, đảm bảo việc kinh doanh. Phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu Bộ Tài Chính, đúng quy định Tổng Cục Thuế, giải quyết bài toán về hóa đơn điện tử nhanh chóng. Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm thực tế, tận tình tư vấn, giải đáp thắc mắc doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử.

Bạn đang tìm hiểu về?

Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cho quý khách!





 

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ

CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH THỊNH

340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh

028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888

info@tanthanhthinh.vn www.tanthanhthinh.com



Bài viết xem thêm

Dịch vụ Tân Thành Thịnh

Với bề dày hoạt động hơn 15 năm cùng phương châm “Dịch vụ nhanh gọn - Tiết kiệm thời gian”. Tân Thành Thịnh luôn tiến về phía trước và khẳng định sứ mệnh phục vụ, góp phần mang lại sự phát triển vững mạnh của quý doanh nghiệp.

Khách hàng nổi bật

Tân Thành Thịnh luôn tin rằng Sự hợp tác của khách hàng và có khách hàng là điều rất tuyệt vời. Bởi những điều đó giúp tạo nên một thương hiệu Tân Thành Thịnh uy tín và chất lượng.

Cập nhật thông tin tài chính kế toán mỗi ngày cùng Tân Thành Thịnh


Hotline tư vấn & hỗ trợ