Hướng dẫn cách định khoản kế toán bán hàng - Tân Thành Thịnh

Định khoản kế toán là một việc làm thường xuyên của nhân viên kế toán doanh nghiệp. Chính vì thế, các bạn phải nắm một cách vững vàng cách định khoản kế toán để phục vụ cho công việc của mình.  Định khoản kế toán hay còn được gọi là hạch toán kế toán là cách chúng ta xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính. Được phát sinh vào bên nợ bên có của các Tài khoản KT có liên quan. 

Như vậy định khoản kế toán là công việc trung gian có thể được thực hiện trước khi ghi sổ kế toán nhằm tránh sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. 

Có 2 loại định khoản

+ Định khoản kế toán đơn giản: Chỉ liên quan đến 2 tài khoản

+ Định khoản kế toán phức tạp: Liên quan đến 3 tài khoản trở lên 

1.1 Nguyên tắc định khoản kế toán

Một số nguyên tắc định khoản kế toán các bạn cần phải biết như sau:

– Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.

– Trong cùng một định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.

– Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp.

– Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 Tài khoản kế toán (1 TK ghi Nợ đối ứng với 1 TK ghi có)

– Định khoản phức tạp là định khoản Có liên quan ít nhất từ 3 tài khoản kế toán trở lên. Gồm các trường hợp sau:

+ Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có;

+ Một tài khoản ghi có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ;

+ Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

1.2 Các bước định khoản kế toán

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

Các bạn cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào.

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan

– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.

– Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.

Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản

– Xác định loại tài khoản (tài khoản đầu mấy?).

– Xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm).

Bước 4: Định khoản

– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.

– Ghi số tiền tương ứng.

1.3 Sơ đồ định khoản kế toán

Sơ đồ định khoản kế toán được áp dụng theo mô hình chữ T. Tài khoản kế toán có hình chữ T và  được chia ra làm 2 bên. Bên trái là bên Nợ và bên phải là bên Có. 

Nợ - Có không có ý nghĩa về mặt kinh tế mà chỉ mang tính Quy ước

Nợ không có nghĩa là việc chúng ta đang Nợ tiền của đối tượng nào đó. Hay việc Có không có nghĩa là việc chúng ta Có tiền

Việc ghi Nợ là ghi số tiền thực hiện ở Bên Nợ

Việc ghi Có là ghi số tiền thực hiện ở Bên Có

*** Khi nào ghi nợ - khi nào ghi có?

+ TK đầu 1, 2, 6, 8 mang tính chất TÀI SẢN

+ TK đầu 3, 4, 5, 7 mang tính chất NGUỒN VỐN

Các TK mang tính chất tài sản: 1,2,6,8: Tăng bên Nợ - giảm bên Có

Các TK mang tính chất nguồn vốn: 3,4,5,7: Tăng bên Có - giảm bên Nợ.

Ngoại trừ các TK đặc biệt: TK 214 - Hao mòn TSCĐ, TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên có

Căn cứ vào các công việc kế toán khác nhau mà chúng ta có các cách định khoản kế toán khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách định khoản kế toán bán hàng và định khoản kế toán công nợ. 

2.1 Định khoản kế toán bán hàng

a) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo báo giá

Nợ TK 111, 131…: Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

b) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng

Nợ TK 111, 131… Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Gía vốn hàng bán  (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

c) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng dịch vụ, trong nước chưa thu tiền

Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Gía vốn hàng bán  (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

d) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong nước thu tiền ngay

Nợ TK 111 Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Gía vốn hàng bán (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

e) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại

1. Ghi nhận doanh thu bán háng

Nợ TK 111, 131… Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 Thuế GTGT (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Gía vốn hàng bán  (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

2. Ghi nhận chiết khấu thương mại

Nợ TK 521 Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111, 131… (Tổng tiền chiết khấu thương mại)

f) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu

** Ghi nhận doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 131… Tiền mặt (tổng giá thanh toán bao gồm thuế xuất khẩu)

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Gía vốn hàng bán  (tổng giá thanh toán)

Có TK 152, 156…

** Khi xác định số thuế xuất khẩu phải nộp

Nợ TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu

** Khi nộp thuế xuất khẩu vào nhân sách nhà nước

Nợ TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu

Có TK 111, 112…

g) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thông qua các đại lý

** Xuất kho gửi hàng hóa cho đại lý

Nợ TK 157 Hàng gửi bán

Có TK 152, 156

** Ghi nhận doanh thu khi hàng gửi đại lý được bán

Nợ TK 111, 131… (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511,512

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán  (tổng giá thanh toán)

Có TK 157 Hàng gửi bán

** Ghi nhận số tiền hoa hồng trả cho đại lý

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý)

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 131…

2.2 Định khoản kế toán công nợ

Nhân viên kế toán công nợ sẽ làm những công việc xoay quanh quản lý và theo dõi công nợ khách hàng, kế toán công nợ phải thu phải trả, sổ quỹ tiền mặt, các khoản phải trả, tiền gửi ngân hàng,…. 

Kế toán công nợ phải thu và trả các khoản cho khách hàng, từ đó làm việc với không chỉ khách hàng mà còn với nhiều bộ phận liên quan. Cách định khoản kế toán công nợ như sau:

a) Căn cứ hoá đơn bán hàng

Nợ TK 131:

Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra

b) Căn cứ vào phiếu thu tiền

Trên phiếu thu phải thể hiện đầy đủ các nội dung. Người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu tiền, phiếu thu này có đầy đủ chữ ký, dấu của  bên khách hàng để kế toán hạch toán – Kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu chi để chuyển cho phòng kế toán hạch toán.

Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

Có TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng – cần phải chi tiết công nợ cho khách hàng nào.

c) Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng

Để biết khách hàng nào thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Chứng từ này có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi công ty giao dịch.

Nợ TK 112

Có TK 131.

Tân Thành Thịnh là một trong những công ty dịch vụ kế toán uy tín tại tphcm với hơn 19 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn kế toán và tư vấn thành lập doanh nghiệp tại TPHCM.

a) Các dịch vụ tư vấn kế toán – thuế Tân Thành Thịnh cung cấp

• Tư vấn kê khai thuế
• Tư vấn hồ sơ, sổ sách kế toán
• Tư vấn dịch vụ BHXH
• Tư vấn báo cáo thuế
• Báo cáo tài chính cuối năm

b) Quy trình tư vấn dịch vụ kế toán tại Tân Thành Thịnh

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng, tìm hiểu và xác định đúng nhu cầu khách hàng
• Bước 2: Tư vấn, đề xuất giải pháp và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.
• Bước 3: Ký thỏa thuận cam kết hỗ trợ thông qua hợp đồng tư vấn dịch vụ kế toán để đảm bảo quyền lợi cả khách hàng và công ty.
• Bước 4: Thực hiện những công việc thỏa thuận trong hợp đồng theo từng gói dịch vụ khách hàng lựa chọn.
• Bước 5: Đồng hành, hỗ trợ và tư vấn khách hàng trong những vấn đề phát sinh.

c) Cam kết dịch vụ

• Dịch vụ được thực hiện bởi kiểm toán viên, kế toán viên, chuyên gia tư vấn có nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực dịch vụ kế toán.
• Chúng tôi có thể xử lý mọi trình huống liên quan đến vấn đề kế toán, vấn đề thuế
• Chi phí dịch vụ cạnh tranh.
• Các bạn xem thêm bảng giá dịch vụ kế toán 

Trên đây là những thông tin xoay quanh vấn đề Hướng dẫn cách định khoản kế toán. Hy vọng thông qua bài viết này các bạn có thêm những thông tin hữu ích, mọi thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ thành lập công ty các bạn vui lòng liên hệ Tân Thành Thịnh để được giải đáp.

>> Các bạn xem thêm kê khai thuế

• Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Đại Lý Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh
• Địa chỉ: 22 Đường số 5, Khu dân cư CityLand Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 
• SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 771 998 
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com
• www.tanthanhthinh.com