Hình thức kế toán là gì? Sổ kế toán và các hình thức ghi kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định nhằm phản ánh các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quy định, pháp lý nhà nước.

1.1 Các hình thức kế toán cơ bản

Các hình thức kế toán hiện nay, Tân Thành Thịnh giới thiệu 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay, mỗi hình thức sẽ có những đặc điểm riêng. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.

a) Hình thức Nhật ký – Sổ cái

Hình thức Nhật Ký – Sổ cái phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít, không bị phát sinh thường xuyên và sử dụng ít tài khoản. Hoặc là các đơn vị có mô hình quản lý tập trung một cấp, hoặc  các đơn vị mà lao động kế toán ở trình độ thấp và ít nhân viên kế toán.

Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái.

Phần Nhật ký: gồm các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số hiệu”, cột "Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải" nội dung nghiệp vụ và cột "Số tiền phát sinh".

Phần Sổ cái: được phản ánh cho cả hai bên Nợ và Có của từng tài khoản kế toán. Toàn bộ tài khoản mà đơn vị sử dụng sẽ được phản ánh ở cả phần sổ này. Phần này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán)

b) Hình thức Nhật ký chung

Hình thức Nhật Ký Chung áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ. 

Tất cả các nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy. Dựa vào những dữ liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung kế toán vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian. Các thông tin sẽ được phân loại theo từng nghiệp vụ.

c) Hình thức Chứng từ ghi sổ

Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản. 

Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng cho mọi doanh nghiệp, việc ghi sổ này phải tuân thủ nội dung các quy định dựa trên Sổ cái và trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Việc ghi sổ chứng từ gồm:

• Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

d) Hình thức Nhật ký – chứng từ

Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. ... Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ.

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký chứng từ.
• Bảng kê.
• Sổ Cái.
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
• Việc ghi sổ chứng từ gồm 2 bước sau:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

e) Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán trên máy vi tính là hình thức sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. ... Tuy quy trình ghi sổ được thực hiện trên máy tính nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính vẫn phải được in đầy đủ theo quy định. 

Với công nghệ thông tin ngày một phát triển thì hình thức kế toán trên máy tính được ưu tiên sử dụng phổ biến. Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính sẽ giúp quá trình xử lý và theo dõi dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức rất nhiều lần. 

Việc truy xuất dữ liệu cũng thuận tiện và dễ dàng hơn. Tuy nhiên doanh nghiệp phải đầu tư trang thiết bị để hỗ trợ công việc kế toán cũng như đội ngũ nhân viên phải thành thạo các phần mềm kế toán chuyên dụng để đảm bảo hỗ trợ công việc tốt nhất. 

GỌI NGAY TÂN THÀNH THỊNH: 0913459391 - 028.3985.8888

TÂN THÀNH THỊNH LUÔN ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ KHÁCH HÀNG

1.2 Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán

Với 5 hình thức kế toán trên, khi doanh nghiệp lựa chọn loại hình thức kế toán nào thì phải tuân theo các nguyên tác cơ bản của hình thức kế toán đó, không áp tùy tiện giữa hình thức nọ với hình thức kia theo kiểu riêng của mình. 

• Để lựa chọn được một hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của mình, doanh nghiệp cần dựa vào các tiêu chí sau đây:
• Lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị quản lý hay đơn vị trực thuộc...
• Đặc điểm của quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quy mô hoạt động của đơn vị/ bộ phận
• Trình độ trang thiết bị, áp dụng những phương tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến, ví dụ như phần mềm kế toán.
• Khả năng kiểm soát đối với thông tin kế toán cung cấp: Trình độ của nhà quản lý cũng như mức độ yêu cầu đối với kế toán của nhà quản lý.
• Điều kiện và phương tiện vật chất hỗ trợ cho công tác kế toán.

Mỗi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có các sổ kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước. Vậy sổ kế toán là gì?

Thực tế, Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Các tổ chức doanh nghiệp, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật.

2.1 Các loại sổ kế toán

Sau đây là các loại sổ kế toán sử dụng trong mọi doanh nghiệp hiện nay:

a) Sổ nhật ký chung

Là loại sổ tổng, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ của doanh nghiệp bạn. 

Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. 

• Sổ Nhật ký phải cung cấp đầy đủ các nội dung theo quy định như sau:
• Ngày, tháng ghi sổ.
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

b) Sổ cái tài khoản

Là loại sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tết phát sinh trong từng chi kỳ kế toán. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 

Sổ Cái phải phải cung cấp đầy đủ các nội dung theo quy định như sau:

• Ngày, tháng ghi sổ.
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

c) Sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết tài khoản thực hiện công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.

d) Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ chi tiết hàng hóa, sản phẩm thực hiện các công việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất kho của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, tức. Sổ có vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình biến động trong kho của các đối tượng chi tiết của các tài khoản để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

e) Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt, để phản ánh tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại mỗi doanh nghiệp.

Cấu trúc của sổ tiền mặt gồm các nội dung quan trọng dưới đây:

• STT: Số thứ tự dòng
• Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ
• CT Thu: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu thu
• CT Chi: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu chi
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn GTGT
• Số HĐ: Số hóa đơn GTGT
• Diễn giải: Tóm tắt ND của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• TK đối ứng: Sô hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản tiền mặt
• Nợ (Thu vào): Số tiền thu vào
• Có (Chi ra): Số tiền chi ra
• Số tồn: Số tiền còn lại ứng với mỗi nghiệp vụ thu, chi
• Số tiền tồn của kỳ trước
• Tổng số tiền thu vào trong kỳ
• Tổng số tiền chi ra trong kỳ
• Số tiền còn lại cuối kỳ

f) Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ tiền gửi ngân hàng là mẫu sổ được kế toán sử dụng để theo dõi tiền (đơn vị tính: VNĐ) của doanh nghiệp tại các ngân hàng. Mỗi ngân hàng có mở tài khoản tiền gửi sẽ có Sổ tiền gửi ngân hàng riêng. Căn cứ để ghi Sổ tiền gửi ngân hàng là Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Sổ phụ của ngân hàng.

2.2 Trình tự ghi sổ kế toán

Quy trình ghi sổ kế toán gồm 4 bước sau:

• Bước 1: Mở sổ kế toán. Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản.
• Bước 2: Ghi sổ kế toán. Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các chứng từ gốc.
• Bước 3: Khóa sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán là tìm ra số dư cuối kỳ.
• Bước 4: Sửa sổ kế toán. Nếu trong quá trình ghi sổ bị sai xót có thể thực hiện sửa sổ kế toán, mọi chứng từ sửa phải được đảm bảo tính pháp lý và đúng theo quy định pháp luật. Cập nhật trước kỳ khóa sổ kế toán. 

2.3 Các lưu ý khi ghi sổ kế toán

Để đảm bảo mang lại hiệu quả và tính chính xác cao trong các công việc về hồ sơ kế toán, chứng từ thì trong quá trình ghi sổ kế toán phải lưu ý những điều sau đây:

• Để thực hiện ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán.
• Mọi chứng từ phải được kiểm tra đảm bảo các quy định theo đúng pháp lý của chứng từ.
• Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp để chứng minh và giải trình khi cần.
• Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.

Trường hợp nếu doanh nghiệp thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp một các tối ưu. Và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán.

Tân Thành Thịnh là công ty kế toán dịch vụ uy tín và chất lượng tại TPHCM. Với hơn 19 năm kinh nghiệm làm dịch vụ kế toán cho nhiều đơn vị trong nước và nước ngoài tại TPHCM. Vì thế khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài TÂN THÀNH THỊNH cung cấp bạn sẽ được sử dụng dịch vụ tốt nhất, từ công việc và sự chăm sóc khách hàng nhiệt tình, chu đáo.

Công ty dịch vụ kế toán Tân Thành Thịnh là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ kế toán. Tân Thành Thịnh đã và đang hỗ trợ hơn 20.000 doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp cả nước. 

Với hơn 19 năm kinh nghiệm hoạt động và phát triển, Tân Thành Thịnh sở hữu đội ngũ chuyên viên kế toán có năng lực chuyên môn cao, dày dạn kinh nghiệm trong việc xử lý mọi vấn đề, hỗ trợ doanh nghiệp nhanh, chính xác và giảm thiểu mọi rủi ro nhất.

2.1 Các gói dịch vụ 

Tân Thành Thịnh mang đến rất nhiều giải pháp kế toán – thuế cho doanh nghiệp lựa chọn, mỗi gói dịch vụ sẽ có những nghiệp vụ chuyên môn khác nhau, cụ thể là:

a) Dịch vụ kế toán thuế theo tháng

Dịch vụ báo cáo thuế hàng tháng thường được các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, hoạt động lâu năm với mức doanh thu hằng năm từ 50 tỷ trở lên, số lượng chứng từ hóa đơn hằng ngày cực kỳ nhiều, cần kiểm tra và cân đối hằng ngày để đảm bảo mang lại tính chính xác cao.

+ Công việc thực hiện

• Nhận các chứng từ, hóa đơn từ đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp hằng tháng để tiến hành kiểm tra, sắp xếp và cân đối chứng từ 
• Lập Tờ khai thuế hàng tháng (đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng) 
• Theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, các chi phí và lượng tiền ra vào của doanh nghiệp. 
• Tiến hành khai báo thuế qua mạng. 

+ Ưu điểm dịch vụ kế toán thuế theo tháng

• Đảm bảo được tính chính xác cao của chứng từ, hóa đơn theo tháng 
• Nắm được tình hình hoạt động của công ty và cân đối, bổ sung hóa đơn phù hợp 

b) Dịch vụ kế toán thuế theo quý

Dịch vụ báo cáo thuế theo quý thường được các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các doanh nghiệp mới thành lập, ít phát sinh chi phía, chứng từ hóa đơn… Hoặc các doanh nghiệp đăng ký loại hình báo cáo thuế theo tháng.

+ Công việc thực hiện

• Nhận các chứng từ, hóa đơn từ đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp theo quý để tiến hành kiểm tra, sắp xếp và cân đối chứng từ để làm dữ liệu lập tờ khai 
• Lập tờ khai thuế GTGT theo quý (với các doanh nghiệp kê khai thuế theo quý) 
• Lập báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn theo quý 
• Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý (nộp thuế tạm tính qua mạng nếu doanh nghiệp phát sinh thuế phải nộp) 
• Tiến hành khai báo và nộp thuế theo đúng thời gian quy định 
• Theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, các chi phí và lượng tiền ra vào của doanh nghiệp 
• Lập Báo cáo hàng tồn nếu có yêu cầu 

+  Ưu điểm dịch vụ kế toán thuế theo quý

• Giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ chính xác về các báo cáo thuế, hồ sơ giấy tờ rõ ràng, đảm bảo và nộp thuế đầy đủ theo yêu cầu nhà nước. 
• Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên, trang thiết bị cho doanh nghiệp. 

c) Báo cáo thuế trọn gói (theo năm)

Dịch vụ báo cáo thuế trọn gói là chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc liên quan đến kê khai thuế VAT, khai thuế TNCN, khai thuế TNDN tạm tính, làm báo cáo và quyết toán thuế TNDN cuối năm, làm sổ sách kế toán, giải trình kế toán, hoàn thiện hồ sơ kế toán, hồ sơ doanh thu - chi phí, thủ tục về lao động tiền lương, bảo hiểm bắt buộc...  

Công ty cung cấp dịch vụ báo cáo thuế trọn gói thường chịu trách nhiệm và xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến giấy tờ cho doanh nghiệp để giúp các doanh nghiệp hoạt động tốt, điều kiện pháp lý đầu đủ, rõ ràng.

+ Công việc thực hiện

• Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống sổ sách, chứng từ của doanh nghiệp. Cân đối và sắp xếp chứng từ đầy đủ 
• Hoàn thiện mọi sổ sách kế toán, chứng từ cho doanh nghiệp sau một năm hoạt động 
• Lập báo cáo tài chính cuối năm kèm theo các sổ chi tiết 
• Tiến hành khai báo và nộp thuế theo đúng thời gian quy định của nhà nước. Bàn giao các giấy tờ liên quan cho doanh nghiệp sau một năm hoạt động. 
• Kiểm tra, nhắc nhở doanh nghiệp gia hạn chữ ký số và các dịch vụ liên quan 
• Xử lý những vấn đề phát sinh liên quan đến sổ sách, giấy tờ, chứng từ của doanh nghiệp 

+Ưu điểm dịch vụ báo cáo thuế trọn gói

Giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ chính xác về các báo cáo thuế, hồ sơ giấy tờ rõ ràng, giảm thiểu tối đa mọi rủi ro cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn toàn an tâm hoạt động. 

Có kiến thức chuyên môn cao, trực tiếp chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan thuế, xử lý mọi vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. 

Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên, trang thiết bị cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, Tân Thành thịnh còn cung cấp các gói dịch vụ kế toán khác như: dịch vụ sổ sách kế toán, dịch vụ bảo hiểm xã hội, dịch vụ thuê kế toán trưởng…. Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

2.2 Cam kết dịch vụ

Khi sử dụng dịch vụ kế toán thuế của Tân Thành Thịnh hoặc đối với tất cả các gói dịch vụ khác thì bạn sẽ chắc chắn được đội ngũ nhân sự đồng hành và hỗ trợ nhiệt trình, đảm bảo tiến độ công việc chính xác, nhanh nhất, hơn thế:

• Tân Thành Thịnh luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp các thắc mắc về thuế và kế toán cho doanh nghiệp và các bộ phận liên quan để cùng phối hợp hoàn thành tốt công việc. 
• Tư vấn, đề xuất giải pháp để xử lý những vấn đề pháp sinh một cách tốt nhất. 
• Luôn sẵn sàng đại diện doanh nghiệp làm việc khi có yêu cầu của cơ quan thuế. 
• Đội ngũ nhân sự Tân Thành Thịnh luôn đảm bảo tiến độ công việc và cam kết chịu trách nhiệm cao trong từng việc đã làm. 
• Giá dịch vụ thuê kế toán luôn cố định và đúng như thỏa thuận, không phát sinh thêm bất cứ khoảng chi phí nào khác.

Trên đây là những thông tin bài viết xoay quanh vấn đề thuê kế toán ngoài, thuê dịch vụ kế toán, thuế. Hi vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. 

>> Các bạn xem thêm bảng giá dịch vụ kế toán 

Nếu bạn còn thắc mắc gì về vấn đề trên hoặc cần tìm kiếm một đơn vị dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng thì liên hệ ngay Tân Thành Thịnh để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé.

• Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Đại Lý Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh
• Địa chỉ: 22 Đường số 5, Khu dân cư CityLand Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 
• SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 771 998 
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com
• www.tanthanhthinh.com