Kế toán tiền mặt là gì? Cách ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Kế toán tiền mặt chính là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động thu – chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Theo dõi tồn quỹ hàng ngày để điều phối dòng tiền hợp lý khi chi trả những hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.

1.1 Công việc của kế toán tiền mặt

Như đã chia sẻ, mỗi vị trí kế toán sẽ thực hiện những công việc khác nhau. Trong đó, công việc của kế toán tiền mặt chỉ tập trung quản lý những vấn đề phát sinh khi sử dụng tiền mặt để thu chi cho hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt: sử dụng một đơn vị tiền tệ để hạch toán là đồng Việt Nam
• Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ.
• Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
• Lưu giữ chứng từ liên quan tiền mặt theo quy định và quy chế của Công ty.

1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

Bên cạnh các công việc hàng ngày, kế toán tiền mặt còn cần phải nắm được nhiệm vụ của vị trí kế toán tiền mặt như sau:

Nắm được luật lưu thông tiền tệ của Nhà nước và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý như quản lý kho tiền quỹ cũng như tuân thủ mọi quy định trong quy  trình thực hiện công việc, thủ tục xuất - nhập quỹ theo quy chế của Kho bạc Nhà nước ban hành.

• Theo dõi tình hình thu chi của kho bạc nhà nước để có những phản ánh kịp thời và chính xác nhất nhằm đảm bảo số tồn quỹ tiền mặt trong sổ kế toán khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số tiền dư mà kho bạc gửi tại ngân hàng.
• Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm theo dõi các mã như mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước để thực hiện kế toán vốn bằng tiền.

1.3 Nguyên tắc kế toán tiền mặt

Tại điều 11, Thông tư 133 quy định nguyên tắc kế toán tiền được thực hiện như sau:

- Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

- Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

- Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

-  Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

-  Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

1.4 Quy trình kế toán tiền mặt

Tân Thành Thịnh chia sẽ với các bạn về quy trình kế toán tiền mặt thực hiện thu và chi như sau

a) Quy trình kế toán thu tiền mặt

• Bước 1: Người nộp tiền làm thông báo nộp tiền chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu thu (thường gồm 3 liên) chuyển cho Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt Phiếu thu chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu và chuyển cho Người nộp tiền;
• Bước 5: Người nộp tiền ký Phiếu thu và nộp tiền, sau đó chuyển cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 Phiếu thu, giao lại liên 3 cho Người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
• Bước 7: Kế toán thanh toán tiến hành lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111).

b) Quy trình kế toán chi tiền mặt

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền làm Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi (thường gồm 2 liên) nộp lên Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi sau đó ký duyệt và chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền duyệt Phiếu chi;
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
• Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt dùng cho kế toán tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.

2.1 Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ.

- Căn cứ để ghi sổ  là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.

- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.

- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi

- Cột F: Để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của Tài khoản 111 “Tiền mặt”.

- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.

- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.

- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.

2.2 Mẫu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Sau đây là mẫu sổ kế toán chi quỹ tiền mặt theo mẫu số S04B-DNN, tài khoản 133

a) Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133

Sổ quỹ tiền mặt theo TT 133 là Mẫu số S04b-DNN 

b) Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200

Sổ quỹ tiền mặt theo TT 200 là Mẫu số S07a-DN

Chính vì bộ phận kế toán vô cùng quan trọng và cần thiết trong mỗi công ty và đòi hỏi phải có kinh nghiệm cũng như nghiệp vụ vững vàng, vì thế mà không phải công ty nào cũng có đủ tiềm lực để xây dựng một bộ phận kế toán năng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán hiệu quả nhất.

Do đó công ty Tư vấn thành lập doanh nghiệp – Thuế - Kế toán Tân Thành Thịnh mang đến cho các doanh nghiệp dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Theo đó, nếu bạn đang là chủ sở hữu doanh nghiệp nhưng gặp khó khăn trong việc thuê nhân viên kế toán thì đây sẽ là lựa chọn thích hợp dành cho bạn.

a) Gói dịch vụ kế toán trọn gói của Tân Thành Thịnh

• Tư vấn công việc sử dụng hai loại hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra một cách hợp lý.
• Nhận làm hóa đơn chứng từ kế toán hợp lý và tận nơi.
• Lập tất cả các giấy tờ như: tờ khai báo cáo của thuế; tờ tạm tính thuế TNDN; tờ khai báo cáo thuế; bản báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn.
• Tìm, phân loại và kiểm tra tính chất hợp lệ của những loại giấy tờ, chứng từ gốc; bảng cân đầu vào và đầu ra.
• Nộp báo cáo thuế theo đúng quy định của cơ quan thuế.
• Hoàn thành các chứng từ và lập các loại sổ sách kế toán, cụ thể là: lập các chứng từ của kế toán (nhập, xuất, thu, chi); lập các sổ kho hàng hóa, phải thu, phải trả và sổ chi tiết tính giá thành; lập đầy đủ bảng lương và các bản mẫu biểu liên quan tới hợp đồng lao động; ….
• Lập báo cáo tài chính cuối năm và quyết toán thuế TNCN, TNDN.

Cùng các công việc chi tiết có liên quan khác sẽ được chúng tôi trao đổi cụ thể hơn với quý khách hàng.

b) Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán

- Được đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trực tiếp thực hiện

- Được tư vấn trọn vẹn và đầy đủ các vấn đề về thuế, kế toán

- Được tư vấn thuế tối ưu số thuế phải đóng theo đúng quy định pháp luật

- Luôn báo giá trọn gói, cam kết theo hợp đồng, không phát sinh

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn các vấn đề về kế toán, thuế theo hợp đồng đã ký kết

- Doanh nghiệp không cần tốn thời gian đi lại, có thể tập trung kinh doanh.

Trên đây là những nội dung xoay quanh về kế toán tiền mặt cũng như các thông tin liên quan, mọi nhu cầu tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ Tân Thành Thịnh để được giải đáp. 

 Các bạn xem thêm kế toán doanh nghiệp

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Đại Lý Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh
• Địa chỉ: 22 Đường số 5, Khu dân cư CityLand Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
• SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0913459391
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com